En las últimas semanas están volviendo a las empresas los viajes de negocios, algo que antes de era recurrente pero que se vio paralizado durante año y medio por culpa de la pandemia. Las empresas saben del poder diferencial que tienen las reuniones cara a cara para cerrar tratos. Por ello, en sus presupuestos ha vuelto a aparecer la partida para viajes de trabajo y sus gastos asociados.
Las cantidades y condiciones que estos trabajadores podrán gastar dependen de la política de gastos de viaje que tengan, la base para gestionar los gastos de desplazamiento de forma eficiente. Bien planteadas, las políticas de gastos de viaje son muy beneficiosas para las organizaciones. ¿Qué ventajas aportan?
Principalmente, el aumento del control de gastos. Con un documento que deje claro los límites, no se aprobarán tickets de un gasto personal o con un importe más elevado de la cuenta, por ejemplo. Contar con un plan de movilidad bien planeado y estudiado, ayuda a las organizaciones a ahorrar costes. Por eso es importante establecer ciertas medidas. Desde elegir a los proveedores que ofrezcan las mejores tarifas hasta restringir los viajes de última hora que encarecen los precios, todo suma.
Además, un plan bien definido te permitirá dotarle de mayor transparencia al proceso. Siempre sabrán cuánto dinero pueden gastar en las diferentes categorías y qué gastos son reembolsables. De esta forma, se minimizarán las fricciones que suelen darse al reportar los gastos de viaje. Asimismo, los viajeros de negocios tendrán una guía a seguir en caso de que les ocurra algún incidente durante sus desplazamientos. Pérdida del vuelo, extravío de maletas, enfermedades… Son muchas las situaciones que pueden darse.
Es importante ayudarse de la tecnología en estos casos para facilitar el proceso de los desplazados. No deben perder el tiempo con una tarea que no es su trabajo Existe una herramienta digital que facilita el proceso de entrega de tickets, permitiéndoles escanear dicho documento y olvidarse del papel. Y por otro lado, que se conecte con nuestro sistema de gestión contable. Esto permitirá a nuestro departamento de administración olvidarse de las tareas tediosas de recabar tickets, introducir sus datos a mano y todas las ineficiencias que pudieran surgir de realizar este proceso.