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Compliance Corporativo

El Compliance o programas de cumplimiento normativo son el conjunto de procedimientos y protocolos adoptados en la empresa con la finalidad de detectar y prevenir los posibles incumplimientos de cualquier normativa ya sea externa -leyes, reglamentos, etc.- como interna -políticas, códigos éticos, etc.-. Así, el riesgo de Compliance se configura como el riesgo de sufrir sanciones o daño reputacional como consecuencia del incumplimiento del marco normativo de la empresa.

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Debido al creciente número de regulaciones y al innegable incremento de la sensibilidad social respecto de la ética de los negocios, el Compliance en muchos casos ha dejado de ser una opción voluntaria para las empresas y ha pasado a ser un requisito a integrar dentro de la estrategia y estructuras internas.

El Compliance trata, en definitiva, de establecer un conjunto de herramientas de gestión para prevenir que cualquier operación que se lleve a cabo por quienes actúan en nombre de la empresa sea contraria a las normas establecidas.

En PKF Attest tenemos un enfoque integral del Compliance  a través de una serie de programas modulares.

Programas de cumplimiento normativo:

Módulo 1: Plan de Prevención de delitos

Fundamento del Compliance Penal 

El Compliance Penal encuentra su fundamento en el artículo 31 bis del Código Penal, el cuál consagra la responsabilidad penal de la persona jurídica por los hechos cometidos por sus empleados, directivos y administradores.

Las penas de posible imposición a la empresa son:

  • Multa
  • Disolución
  • Suspensión de actividades
  • Clausura de locales
  • Prohibición de actividades
  • Inhabilitación para obtener subvenciones, contratar con el sector público y gozar de beneficios fiscales
  • Intervención judicial

El mismo Código Penal establece un sistema de exención de responsabilidad penal para aquellas empresas que cuenten con programas de prevención de delitos, el llamado Compliance Penal.

 

¿En qué consiste?

El Compliance Penal es el conjunto de normas, procedimientos y mecanismos de control internos tendentes a garantizar el firme cumplimiento de la legalidad en el seno de la empresa, identificando riesgos y estableciendo medidas de vigilancia y control, con el fin último de prevenir, detectar y reaccionar ante la comisión de delitos o el acaecimiento de riesgos e incumplimientos de posible trascendencia penal por parte de los individuos que componen la organización.

¿Es obligatorio?

Nuestro ordenamiento jurídico penal no establece el carácter obligatorio de los planes de prevención de delitos. Ahora bien, las ventajas de disponer de ellos en términos de responsabilidad penal y reputación hacen que, aun no siendo obligatorios, sean altamente recomendables para una empresa diligente.

El propio Código Penal establece que la adopción y ejecución eficaz de un Programa de Compliance eximiría de responsabilidad penal a la empresa.

Módulo 2: Plan de adecuación a la normativa de protección de datos

Nueva normativa: derechos y obligaciones

Desde el 25 de mayo de 2018 es exigible a todas las empresas que tratan datos personales el cumplimiento con los principios, requisitos y exigencias contenidos en el Reglamento General de Protección de Datos. Asimismo, el pasado mes de diciembre entró en vigor la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que trae a las empresas nuevas obligaciones con las que cumplir.

La nueva normativa prevé multas de hasta el 4% de la facturación global anual o 20 millones de euros para quienes incumplan.

 

Nuevo enfoque: la responsabilidad proactiva

El nuevo principio de responsabilidad proactiva obliga a las empresas a:

  • Realizar un constante esfuerzo, no solo por cumplir la normativa de protección de datos, sino por ser capaz de demostrarlo Esto exigirá a la empresa que documente todas las medidas y decisiones que se adopten en relación con esta materia.
  • Sujetar su actuación al principio de protección de datos desde el diseño Pensar en términos de protección de datos desde la fase inicial del tratamiento.
  • Cumplir el principio de protección de datos por defecto Debiendo aplicar las medidas apropiadas para garantizar que, por defecto, solo se traten los datos necesarios para los fines específicos que se persiguen con el tratamiento.
Los Planes de Adecuación a la Normativa de Protección de Datos

Los Planes de Adecuación a la Normativa de Protección de Datos permiten implantar todos los requisitos exigibles por esta normativa a través de las siguientes fases o tareas:

  1. Análisis GAP
  2. Registro de actividades de tratamiento
  3. Establecimiento de la política de privacidad
  4. Definición de roles y responsabilidades
  5. Análisis de riesgos y evaluación de impacto en protección de datos
  6. Formación concienciación interna
  7. Diseño del protocolo de gestión de reclamaciones y ejercicio de derechos.
  8. Protocolo de gestión de las incidencias y violaciones de seguridad
  9. Revisión, mantenimiento y mejora continua

Módulo 3: Plan de Igualdad y Conciliación Laboral

¿Qué es un Plan de Igualdad?

Es un conjunto ordenado de medidas adoptadas después de realizar un diagnóstico de situación, tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres y a eliminar la discriminación por razón de sexo.

En el Plan de Igualdad se fijan los objetivos de igualdad a alcanzar, las estrategias y prácticas a adoptar para su consecución, así como el establecimiento de sistemas eficaces de seguimiento y evaluación de los objetivos fijados.

Para la consecución de tales metas, el Plan de Igualdad contempla las materias de selección y contratación, clasificación profesional, formación y promoción, condiciones laborales y retribución, para favorecer, en términos de igualdad entre mujeres y hombres, la conciliación laboral, personal y familiar, la infrarrepresentación femenina y la prevención del acoso sexual y por razón de sexo.

 

 

¿Qué debe hacer la empresa?
  • Fijar el compromiso de la alta dirección de la empresa y la aprobación de los objetivos en materia de igualdad y conciliación laboral.
  • Creación del Comité de Igualdad
  • Diseño e implantación del Plan en el que se define, previo análisis de la situación de la empresa, la política institucional de oportunidades, los objetivos y plan de acción con la asignación de recursos necesarios para llevarlas a cabo, y la difusión de la política de igualdad.
  • Inscripción del plan en el Registro de Planes de Igualdad de las Empresas
¿A quién afecta?
  • Empresas de entre 50 y 100 trabajadores, a partir de marzo 2022
  • Empresas de entre 100 y 150 trabajadores, a partir de marzo 2021
  • Empresas de entre 150 y 250 trabajadores, a partir de marzo 2020
  • Empresas de más de 250 trabajadores, obligadas actualmente
  • Sin perjuicio del número de trabajadores, aquellas empresas cuyo convenio colectivo así lo establezca.
  • Empresas involucradas en un procedimiento sancionador en el que la autoridad laboral hubiera acordado la sustitución de las sanciones accesorias por la elaboración y aplicación de un Plan de Igualdad.

Módulo 4: Plan de Gestión del Riesgo Fiscal

La norma UNE 19602

Tras la publicación en el año 2017 de la norma UNE 19601, sobre sistemas de gestión de Compliance Penal, el 28 de febrero de 2019 fue aprobada la norma UNE 19602, sobre Compliance Tributario. Ambas normas cuentan con estructura y principios similares y juntas vienen a dotar de herramientas para alcanzar mayores niveles de autorregulación y cultura de cumplimiento en el seno de las empresas.

Beneficios

En el ámbito administrativo no están claros aún los beneficios o privilegios para aquellas empresas que adopten un sistema de gestión Compliance Tributario, aunque se espera que el mismo influya de manera positiva en la relación con la administración tributaria. En el ámbito penal, la adopción de un Compliance Tributario eficaz y su observancia será determinante para la exención de responsabilidad penal de la empresa y de sus administradores y directivos.

En cualquier caso, los beneficios que reportará la implementación de un plan de Compliance Tributario son indudables:

  • Reducir y mitigar el incumplimiento fiscal
  • Minimizar las conductas dolosas, culpables o negligentes de los miembros.
  • Ahorrar en costes por sanciones tributarias
  • Mejorar el control y el cumplimiento de las obligaciones fiscales
  • Adaptarse a los cambios normativos, jurisprudenciales o doctrinales
  • Aumentar la seguridad jurídica de la empresa
  • Limitar la responsabilidad de los directivos y del órgano de gobierno
  • Unificar criterios y procedimientos internos
  • Promover una cultura de Compliance dentro de la empresa
  • Controlar las operaciones y los protocolos de impuestos

El compliance que nació en el año 2010 con la reforma del Código Penal, ha venido para quedarse y, en materia fiscal, la nueva Norma UNE 19602 puede convertirse en aliada de las empresas de cara a evitar o minorar hipotéticas sanciones por incumplimientos, tanto administrativas como penales. El creciente número de regulaciones y el innegable incremento de la sensibilidad social respecto de la ética de los negocios, hacen que el compliance en muchos casos deje de ser una opción voluntaria para las empresas y pase a ser un requisito a integrar dentro de la estrategia y estructuras internas, independientemente del tamaño que tenga la empresa.

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