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Corresponde al órgano de administración la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil de su domicilio, de acuerdo con el artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital y el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil.

Tal depósito deberá llevarse a cabo dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales por la Junta General.

La consecuencia más conocida por la falta de depósito de las cuentas anuales en plazo es el cierre de la hoja registral, que tendrá lugar el 31 de diciembre en el caso de las sociedades con ejercicio contable de año natural. Menos conocida es la existencia de posibles sanciones para el caso de incumplir la obligación de depósito.

El Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, publicado en el Boletín Oficial del Estado el pasado 30 de enero y en vigor desde su día inmediato siguiente, establece un régimen sancionador para el incumplimiento extemporáneo de la mencionada obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

En concreto, es en la disposición adicional undécima del citado RD 2/2021 donde se regula el régimen sancionador aplicable al incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas en el Registro Mercantil. Asimismo, se precisa el plazo para la tramitación del procedimiento sancionador y los criterios para la imposición de las sanciones por el incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas.

Por un lado, respecto al plazo para resolver y notificar la resolución en el procedimiento sancionador (regulado en el art. 283 de la LSC), será de 6 meses a contar desde la adopción por el Presidente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas del acuerdo de incoación, sin perjuicio de la suspensión del procedimiento y de la posible ampliación de dicho plazo total y de los parciales previstos para los distintos trámites del procedimiento.

Por otro lado, relativo a los criterios para determinar el importe de la sanción, de conformidad también con los límites establecidos en el art. 283 de la LSC (entre 1.200 euros a 60.000 euros y cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a los 300.000 euros), los criterios para determinar el importe de la sanción de conformidad con el RD 2/2021 serán los siguientes:

• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.

• Si no se aportase la declaración tributaria anterior, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos que obren en el Registro mercantil.

• Si no se aportase la reiterada declaración tributaria, y el resultado de aplicar el citado porcentaje a la suma de las partidas del activo y ventas fuera superior que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.

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