¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de celebrar una Junta de Socios por Videoconferencia? Tras la declaración del estado de alarma, existe la posibilidad de celebrar reuniones de órganos de gobierno de manera no presencial, pero hay un serie de requisitos que deben cumplirse.

 

‘El Diario de Navarra’ ha publicado un artículo de opinión escrito por Javier Catalánsocio del área Legal y Fiscal de PKF Attest en el que explica las principales cuestiones que deben tenerse en cuenta a la hora de celebrar una Junta de Socios por vía telemática para que esta cuente con plena validez y eficacia.

 

Una de las principales medidas legales adoptadas por el Gobierno en materia mercantil a raíz de la declaración del estado de alarma es la posibilidad de celebrar reuniones de sus órganos colegiados de manera no presencial (artículo 40 del RDL 8/2020, de 17 de marzo).

 

Esa disposición permite que las sesiones de los órganos de gobierno de asociaciones, sociedades civiles, mercantiles, cooperativas y fundaciones, así como las juntas o asambleas de asociados o de socios se puedan celebrar por videoconferencia o conferencia telefónica múltiple siempre que los asistentes dispongan de los medios necesarios.

 

Ahora bien, esta posibilidad, salvo que esté expresamente prevista en los estatutos de la entidad, solo es posible mientras dure el estado de alarma. No obstante, es deseable que, aunque en las próximas semanas se levante el mismo, se prorrogue esta medida puesto que continuarán existiendo riesgos sanitarios y limitaciones para la celebración de juntas presenciales, como por ejemplo, mantener una distancia de seguridad entre los asistentes o utilizar un local con medidas sanitarias adecuadas.

 

Si se decide realizar una junta por vía telemática existen una serie de cuestiones básicas para que se celebre con plena validez y eficacia.

 

En primer lugar, la convocatoria se debe realizar de la forma que esté prevista en los estatutos de la entidad, en tanto que la normativa excepcional no prevé ninguna forma especial. Por tanto, habrá que realizar las notificaciones o publicaciones pertinentes, eso sí, incluyendo con todo detalle la forma en que se va a celebrar la reunión y todos los datos necesarios para que el asistente pueda conectarse a la sesión virtual. Es obligatorio asegurarse de que todos y cada uno de los convocados disponen de las herramientas necesarias para ello. Afortunadamente, hoy en día es casi impensable que los convocados no cuenten con un acceso a Internet para conectarse a cualquiera de las múltiples plataformas de videoconferencia disponibles.

 

Una advertencia: en todo caso puede ser conveniente prever en la convocatoria que la junta se pueda celebrar de forma presencial si entre el momento de la convocatoria y la fecha prevista de celebración, dejan de estar en vigor las medidas que permiten celebrarla virtualmente.

 

En cuanto a la preparación y constitución de la junta, una cuestión esencial para su validez es la comprobación previa del número de asistentes y de su identidad, a los efectos de asegurar que existe quórum suficiente para la celebración y que todos los asistentes están facultados para asistir a la misma. A este respecto, las sociedades son libres para establecer los mecanismos de control e identificación que estimen oportunos, siempre que sean razonables. Actualmente esto no debe presentar un problema importante. La mayoría de las plataformas telemáticas para videoconferencia, identifican al titular del equipo que se está conectando, pero además, a través de la activación de la cámara el secretario de la entidad puede comprobar que la persona conectada es quien ha sido convocada, por ejemplo haciéndole mostrar a cámara su carnet de identidad y/o el título que le habilite para asistir a la reunión.

 

En algunos casos en que la identificación de los asistentes pueda resultar más complicada, bien por el número de personas a identificar, bien por la necesidad de cotejar previamente poderes o representaciones, existen soluciones tecnológicas de biometría facial y validación de documentos que también pueden ser utilizados.

 

Una cuestión delicada es la forma en que se deben producir los debates y votaciones en una sesión telemática. Salvo que los estatutos de la entidad lo establezcan específicamente, no existen reglas legales para ello, pero se deben respetar siempre los derechos de los socios, tanto para solicitar información como para intervenir y votar los asuntos previstos en el orden del día. La forma práctica de hacerlo puede ser ofrecer a los asistentes la herramienta de “chat” disponible en la mayoría de las plataformas para solicitar intervenciones, de modo que se guarde un orden que será administrado por el presidente de la sesión, otorgando la palabra a los interesados. Por esa misma vía se pueden emitir los votos en las cuestiones sometidas a aprobación. El recuento de esos votos lo deberá realizar el secretario de la reunión, realizando si es necesario un receso, e informando durante la sesión del resultado a todos los asistentes.

 

Una vez finalizada la reunión el secretario preparará el acta de la misma, y la deberá enviar a la mayor brevedad a todos los asistentes por correo electrónico.

 

La posibilidad de realizar reuniones de órganos de administración y juntas o asambleas por vía telemática está siendo muy útil para poder mantener activos los órganos sociales de las personas jurídicas durante la situación actual de pandemia. Forma parte de ese cambio en la forma de trabajar y relacionarnos que estamos viviendo y que es previsible que vaya a asentarse en el futuro. Y tiene indudables ventajas: ahorra costes y tiempo, reduce desplazamientos protegiendo el medioambiente y otorga una mayor posibilidad de asistencia a las reuniones en cualquier circunstancia. Por ello, sería recomendable que estas disposiciones dictadas con carácter excepcional pudieran adaptarse e incorporarse de manera permanente en nuestra legislación mercantil.

 

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