Caso de éxito · Administración pública localAyuntamiento de Vitoria-Gasteiz
El Departamento de Promoción Económica, Empleo, Comercio y Turismo del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz agrupa los servicios de Administración, Empresas, Proyectos, Comercio, Formación, Empleo, y Congresos y Turismo.
Dentro del Departamento, el Servicio de Proyectos se ocupa de la comunicación y de las actividades de soporte, y gestiona los proyectos municipales con financiación externa. Es un servicio transversal al resto de Departamentos. Sus funciones son la búsqueda e identificación de financiación, la difusión a los posibles departamentos interesados, la evaluación de viabilidad, la coordinación y gestión de la presentación de proyectos, la gestión económico-administrativa del proyecto y la justificación técnica y económica en sedes electrónicas.
El origen de mideNet en el Ayuntamiento fue la puesta en marcha de los fondos Next Generation.
23
convocatorias gestionadas
201
contratos tramitados
41.865.076 €
de presupuesto gestionado
Situación
Necesidades y objetivos del Ayuntamiento
Necesidades
✓
Planificar objetivos, proyectos, tareas y plazos.
✓
Hacer seguimiento del avance de los proyectos y detectar desviaciones.
✓
Controlar el avance económico, con seguimiento de los pagos y de la ejecución presupuestaria.
✓
Medir mediante indicadores el grado de ejecución y los resultados.
✓
Centralizar la documentación.
Objetivos
◎
Trasladar los archivos en formato Excel a una herramienta única.
◎
Planificar, seguir y medir la ejecución de las convocatorias.
◎
Obtener una visión global del estado de los proyectos.
Solución
mideNet: un modelo de gestión diseñado para el Ayuntamiento
La solución es mideNet, la herramienta de gestión estratégica desarrollada e implementada por PKF Attest, con un modelo de gestión diseñado específicamente para el Ayuntamiento. La información se organiza en una estructura en árbol de 4 niveles: Next Generation EU, que agrupa el conjunto de los fondos gestionados; la convocatoria, con sus características, plazos e importes; el eje o categoría, que estructura las convocatorias que se distribuyen en varios; y la actuación, que recoge las de cada eje y permite seguir su ejecución y gasto.
El contrato es la unidad de medida de la información. Las tareas pasan por cuatro estados (planificado, iniciado, en ejecución y finalizado) y el ciclo del contrato va de la incorporación a la licitación, la adjudicación y el pago final.
Los indicadores definen qué se quiere medir, qué resultado se espera y cuándo se considera que hay una desviación. Cada indicador muestra el último valor, el último objetivo y el último periodo registrado.
El nuevo módulo de financiación externa ofrece una ficha única y estructurada para cada convocatoria (detectada, presentada o no presentada) y un seguimiento económico, temporal y documental de cada solicitud (solicitada, concedida, justificada, no concedida o rechazada), de principio a fin.
Para la rendición de cuentas, mideNet incorpora cuadros de mando en Microsoft Power BI, integrables en la web institucional.
Solución implantada
mideNet
- Estructura en árbol de 4 niveles
- Seguimiento del estado de ejecución de tareas y contratos
- Indicadores con control de desviaciones
- Módulo de financiación externa
- Cuadros de mando en Microsoft Power BI
Beneficios
Beneficios de mideNet
✓
Una herramienta única
Sustituye a los archivos Excel y centraliza la documentación.
✓
Visión global y de detalle
Del estado de los proyectos y de las convocatorias.
✓
Seguimiento económico
De pagos y ejecución presupuestaria, con detección de desviaciones.
✓
Medición mediante indicadores
De la ejecución y de los resultados.
✓
Seguimiento completo de cada solicitud
De financiación, de principio a fin.
✓
Rendición de cuentas con Power BI
Cuadros de mando integrables en la web institucional que muestran, por ejemplo, la distribución de importes por organismo y servicio, y las tasas de éxito y de ejecución.
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