Elegir un ERP es una decisión estratégica que impacta profundamente en el negocio y la organización de la empresa. El proceso de selección de un ERP debe abordarse con criterios claros, ya que implica una inversión significativa en licencias, consultoría, infraestructura y soporte, además de un importante esfuerzo interno durante la implantación. Con el aumento de la familiarización de la palabra ERP entre los directivos, es crucial comprender su funcionalidad y alcance.
En la búsqueda de un ERP, contar con la experiencia de un experto es esencial. Juanma Chueca, socio de PKF Attest Tecnología, nos comparte sus valiosas recomendaciones basadas en sus más de 25 años de experiencia en procesos de selección de ERP. Aquí están sus consejos para garantizar una elección estratégica y acertada.
Juanma Chueca
Claves estratégicas en el proceso de selección de un ERP
Alinear el ERP con la estrategia a largo plazo de la empresa
Cuando una compañía decide seleccionar un nuevo ERP es importante preguntarse como ¿vamos a internacionalizarnos?, ¿pensamos expandir a otras actividades?, ¿hay un plan de crecimiento en marcha?, etc. La estrategia va a condicionar las posibles soluciones, no es lo mismo ser una empresa nacional, qué internacional, crecer un 1% que un 30%, las opciones del mercado se transformarán en función de la visión estratégica y del futuro.
Identificar las causas que motivan la selección de un nuevo ERP
Identificar las razones que motivan el cambio, es crucial. Las más comunes incluyen disfunciones internas en la gestión, procesos repetitivos y sistemas obsoletos sin soporte o que se han quedado pequeños.
Crear un equipo interno para el proceso de selección de ERP
Hay que involucrar a la dirección general y también a directores de áreas que por conocimiento aportan mucho valor al proceso y serán claves en la implantación. Tomar decisiones salomónicas y no contar con el equipo de dirección lleva a desconocer detalles importantes y forzar un empuje del equipo directivo.
Definir un catálogo de requerimientos funcionales del ERP
¡Quizás lo más importante! La compañía debe recopilar las necesidades a cumplir con el nuevo ERP, clasificándolas por criticidad e importancia. Se requiere describir lo mejor posible el proceso y la necesidad de automatización que voy a pedir al software. Si no hay recursos para hacer este ejercicio, una consultora con experiencia como PKF Attest ayuda a elaborar este listado, reducir riesgos en la decisión, clarificar las necesidades del proyecto y ser parte del alcance del proyecto ERP.
Evaluar soluciones ERP adaptadas a la empresa
Se deben considerar opciones de ERP que den respuesta a aspectos como: tamaño de empresa, capacidades funcionales que cubre el ERP, evolución y continuidad del software, experiencia en el sector, partners que dan servicio, disponibilidad del software Cloud u on-premise o ambas, tecnología del software, capacidades de integración con otros sistemas, posibilidades de adaptar el software, ámbito nacional e internacional, capacidades de BI, etc.
Elegir la consultora adecuada para implantar el ERP
La elección de la consultora que implantará el software es a menudo más importante que la tecnología del ERP. Mi consejo es evitar fabricantes que implementan directamente y optar por aquellos con un ecosistema de socios.
Cualquier ERP que seleccione debe tener un ecosistema de partners o socios formados que den servicios, como es el caso de Microsoft, Salesforce, Sage, etc. Evaluar la consultora en términos de volumen de facturación, empleados, salud económica, casos de éxito y capacidades de integración es esencial.
Cuidar el proceso de preventa en la selección de un ERP
Recomiendo que en el proceso de selección se focalicen soluciones y consultoras cuyo equipo de selección tenga disponibilidad, atienda el proceso, sea proactivo y de feedback continuo.
Bajo mi punto de vista es importante centrar primero la tecnología ERP, el check-list y después ver las demostraciones de la solución. Aconsejo que estas presentaciones siempre estén precedidas de reuniones donde se informe de las necesidades de la compañía de forma que se centre bien una agenda. Una vez se selecciona las plataformas ERP’s, se elige al socio tecnológico que me va a acompañar en el proyecto. Será e importante el entendimiento de nuestras necesidades y aspectos como enfoque, alcance, metodología y equipo del proyecto, modelo de despliegue. Si hay que hacer un ejercicio de homologación y uniformidad de propuestas, la idea es tener un alcance normalizado donde se analice: dedicación, equipo, calendario, garantías, soporte. etc.
Cerrar el contrato
Es importante cerrar un acuerdo con las máximas garantías de que se cumple con el alcance del proyecto y el cierre económico de la inversión. He vivido procesos en el que el contrato tenía muchas especificaciones y cláusulas abusivas que han perjudicado la implantación. En ese caso, el proyecto posterior se convierte en un control del contrato más que en un proyecto común para dos empresas. Si no se está seguro lo mejor es no cerrar un mal acuerdo, este tipo de alianzas tienen una duración de más de un año y siempre se van a pasar por momentos complicados, un ERP es con seguridad unos de los proyectos más complejos a realizar.
Conclusiones
La elección de un ERP es estratégica y equivocarse puede tener un gran impacto en la empresa. Dedicar tiempo y recursos es crucial.
Mirar al futuro y asegurarse de que el ERP apoye la estrategia a largo plazo es vital.
Invertir en un listado detallado de requerimientos funcionales y ser específicos en las necesidades del nuevo sistema es fundamental.
Seleccionar el equipo, evitar modelos asamblearios y contar con personal de valor.
Analizar la plataforma ERP y la consultora que me acompañe con máxima exigencia.
Focalizar el proceso en pocos ERP’s y consultoras, si no puede hacerse eterno.
Recomiendo muchísimo que el asesoramiento, sea la mayor inversión para reducir riesgos y costes futuros.
Contar con asesoramiento experto en el proceso de selección de un ERP ayuda a reducir riesgos y tomar decisiones alineadas con la estrategia de la empresa.
