En la travesía de la evolución tecnológica, nos encontramos con una palabra intrigante para muchos: ERP. Estas siglas hacen referencia a los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, que se asienta como una necesidad crucial en los negocios.
Si echamos la vista atrás veremos que, desde los albores de los tiempos, cuando la tecnología empezaba a invadir nuestros negocios, tanto los ERP como los modelos de implantación han evolucionado teniendo infinidad de diferentes nombres por el camino, como pueden ser:
> Fase de mantenimiento
> Fase de Post implantación
> Fase de Soporte
> Fase de asistencia técnica
> Fase de soporte continuo
> Fase de estabilización
> Fase de evolución
> Fase de despliegue
Y largo “etc” de nombres que intentaban reflejar lo que ocurría cuando una organización ponía en funcionamiento un sistema de gestión empresarial.
¿De dónde vienen los ERP?
En este camino, surgieron muchos proyectos fracasados, grandes inversiones en modificar los sistemas, y castillos de naipes que se desmoronaron con él. Se invirtió dinero en definir nuevos procesos de negocios mágicos que iban a dar una rentabilidad terrible o crear software Frankenstein que se adaptaban a cada uno de los usuarios de la empresa.
Por suerte, con el tiempo hemos detectado el verdadero motor del éxito, las personas de la organización en todos sus niveles, tanto los que tienen la responsabilidad de lograr que los cambios se adopten como los que tienen la responsabilidad de adoptar los cambios para que la organización mejore.
¿Qué papel juegan los usuarios?
El ser humano tiene muchas virtudes, pero no lo es la reticencia al cambio. Cualquier modificación implica resistencia, estrés y desasosiego por parte de los implicados. Tendremos encima de la mesa de trabajo “miedo a lo nuevo”, “dejo de tener el control que tenía”, “como estaba, estaba bien”, “mi manera de hacer las cosas es mejor”, “tengo que hacer más esfuerzo entender el programa nuevo” bla bla bla…
Y aquí radica una de las claves del éxito en los proyectos de implementación de ERP: la adopción positiva del cambio por parte de las personas. El impacto de este proceso en las organizaciones es profundo y merece una discusión más extensa en otro momento.
¿Realmente es imprescindible? ¿No debería mi ERP hacerlo todo solo con el costo que conlleva?
Es importante tener una tecnología adoptada por la empresa y lo que implica tener usuarios familiarizados con el nuevo ERP. Una vez superada la curva de aprendizaje, si el software se ha implantado de manera correcta mejorará la calidad del trabajo desempeñado por cada uno de los usuarios y propondrá nuevas informaciones valiosas para la toma de decisión.
Tengamos en cuenta que un ERP ayuda a formalizar o cambiar los procesos de negocio de una empresa. Usualmente este tipo de proyectos tecnológicos van acompañados de una serie de cambios de procesos en la organización aprovechando este momento de cambio.
La incorporación de un nuevo software de gestión empresarial y el logro de los objetivos asociados al proyecto no solo depende del dispendio en recursos técnicos por el proveedor y la organización. No solo es cuestión de recursos económicos y fuerza bruta. Los profesionales de la organización son la clave del éxito de un proyecto de implantación de un ERP. Si ellos quieren, una tercera parte del proyecto está hecha.
¿Cómo podemos abordar una adopción?
Lo primero es comprender que la fase de adopción se divide en 2 momentos clave: una fase transversal que comienza en el diseño de la solución ERP, cuyo protagonismo es principal, y otra bastante crítica que se atribuye al momento de despliegue de la solución ERP en la organización.
Es importante destacar que un socio tecnológico experto en implantación, un ERP ayuda a formalizar o modificar los procesos empresariales. Estos proyectos tecnológicos suelen ir acompañados de cambios organizativos, aprovechando esta oportunidad de transformación.
Se debe prestar atención a preocupaciones de los usuarios como:
“¿Por qué se cambia de programa si el que teníamos funcionaba perfectamente?”, “Nadie sabe mejor que yo mi trabajo ¿por qué alguien externo viene a cambiarlo?”, “Ufff… no tengo tiempo para esto”, “¿Quién decidió cambiar esto? Podrían habérnoslo comunicado antes.”, “No pienso hacer más horas para poner esto en funcionamiento”, “¿Perderé mis datos del programa anterior?”
Acciones para mejorar la adopción de un ERP:
> El proyecto de implantación del ERP debe ser comunicado de manera correcta a toda la organización. No solo en el equipo de proyecto o dirección de la empresa sino a todos los empleados. Se debe conseguir un efecto “WOW” motivacional de interés para la organización.
> Los usuarios deben introducirse en el proyecto de implantación de ERP desde el primer momento.
> Los usuarios tienen que tener un plan de trabajo claro, con objetivos sencillos, progresivos y con tiempo para ellos.
> “Control de velocidad” ni demasiado rápido, ni demasiado lento… esto es clave para la adopción del nuevo sistema.
> Identificación de palancas y puntos conductores de los usuarios clave que pueden catalizar el proyecto de implantación del ERP.
> Representación de los procesos de negocio de manera fiel dentro del ERP.
> Las formaciones y tiempo necesario para que los usuarios se familiaricen con la herramienta y los nuevos procesos.
> Acompañamiento durante todo el proceso de implantación y con gran énfasis en la fase de despliegue del ERP en la vida real de la organización.
Existen una gran variedad de acciones y cuestiones a tener en cuenta, pero lo más importante es contar con un socio, proveedor de servicios o colaborador que nos acompañe de la mejor manera en todo este proceso.
